E-shop tvrdí, že máte skladem pět kusů. ERP podnikový informační systém Helios ukazuje tři. A kolega raději běží do skladu zjistit, kde je pravda. Pokud podobné situace řešíte pravidelně, problém nemusí být v lidech. Možná spolu jen vaše systémy nemluví.
Tři odpovědi na jednu jednoduchou otázku
„Kolik toho máme skladem?“
Na první pohled úplně obyčejná otázka.
Jenže odpověď může v některých firmách vypadat třeba takhle:
- E-shop: 5 kusů.
- Helios: 3 kusy.
- Kolega ve skladu: „Počkej, dojdu se podívat.“
Trochu úsměvné?
Možná.
Do chvíle, než si zákazník objedná zboží, které už ve skutečnosti nemáte.
Nebo než někdo ve firmě začne znovu ručně kontrolovat sklad, opravovat objednávku a vysvětlovat zákazníkovi, proč slíbený produkt nakonec nedorazí.
V tu chvíli už nejde jen o nesrovnalost v číslech.
Jde o čas, náklady a zákaznickou zkušenost.
Problém není e-shop ani ERP. Problém je mezera mezi nimi.
E-shop a podnikový informační systém často vznikají jako dva oddělené světy.
V e-shopu zákazník:
- vybírá zboží,
- vidí dostupnost,
- vytváří objednávku,
- očekává aktuální cenu.
V podnikovém informačním systému firma:
- eviduje sklad,
- pracuje s objednávkami,
- fakturuje,
- spravuje ceny,
- eviduje zákazníky a produkty.
Pokud si ale oba systémy informace nepředávají automaticky, někdo se musí stát jejich prostředníkem.
A tím prostředníkem bývá člověk… A ten řeší: Ruční export. – Excel. – Kontrolu. – Přepis. – Další kontrolu. – A občas zamíří i do skladu…
Co se může stát, když sklad na e-shopu neodpovídá Heliosu?
Nejviditelnějším problémem je samozřejmě chybná dostupnost zboží.
Zákazník na e-shopu vidí:
- Skladem.
- Objedná.
Jenže ERP podnikový informační systém už ví, že poslední kus někdo před chvílí prodal jiným kanálem.
Výsledkem může být:
- stornovaná nebo opožděná objednávka,
- kontaktování zákazníka,
- hledání náhradního produktu,
- ruční zásah zaměstnance,
- zbytečně negativní zkušenost zákazníka.
Jedna chyba možná firmu nebolí.
Pokud ale podobných situací vznikají desítky nebo stovky, začínají se sčítat.
Řešení? Nechte e-shop a Helios mluvit spolu
Smyslem integrace není přidat do firmy další systém.
Naopak.
Smyslem je odstranit práci, kterou dnes lidé dělají jen proto, že existující systémy nejsou propojené.
Právě proto jsme vytvořili coalshop konektor.
Jde o e-commerce řešení, které propojuje e-shop s podnikovými systémy, například Helios Inuvio nebo Helios Easy, a umožňuje automatickou synchronizaci dat mezi nimi.
Místo toho, aby měl každý systém vlastní verzi reality, mohou spolu informace průběžně sdílet.
Co lze mezi e-shopem a informačním systémem automaticky synchronizovat?
Nejde pouze o skladové množství.
coalshop konektor umí podle aktuální produktové dokumentace synchronizovat například:
- skladové zásoby,
- objednávky,
- ceny,
- faktury,
- popisy produktů,
- kategorie,
- údaje o zákaznících.
To znamená, že objednávka vytvořená zákazníkem nemusí končit jako úkol:
„Prosím přepiš to ještě do Heliosu.“
Stejně tak se změna skladové dostupnosti nemusí ručně přepisovat zpět na e-shop.
Jeden sklad. Jedna informace. Méně dohadování.
Představme si stejnou situaci z úvodu po propojení systémů. Zákazník nakoupí poslední dva kusy produktu.
Informace se přenese do informačního podnikového systému Helios (ERP).
Aktualizovaný sklad se následně propíše do e-shopu.
A zaměstnanec?
- Nemusí nic přepisovat.
- Nemusí porovnávat dvě tabulky.
- A ideálně nemusí ani běžet do skladu.
To je ten typ automatizace, který není na první pohled „wow“.
Ale pokud podobný proces probíhá každý den stokrát, jeho dopad už velmi zajímavý být může.
Kolik času vlastně ruční přepisování stojí?
Často slyšíme:
„Vždyť přepsání jedné objednávky zabere jen pár minut.“
To může být pravda.
Problém je slovo jedné.
Produktová stránka coalshop konektoru pracuje s modelovým odhadem úspory až 312 hodin ročně odstraněním ručního přepisování a uvádí také přibližně 115 Kč nákladů na jeden ručně zpracovaný doklad. Konkrétní přínos samozřejmě závisí na objemu objednávek a procesech dané firmy.
Proto při analýze doporučujeme nepočítat jen cenu technologie.
Počítejte také s tím…
- Kolik stojí současný stav?
- Kolik hodin lidé tráví přepisováním?
- Kolik času zabírá dohledávání chyb?
- Kolik objednávek vyžaduje ruční zásah?
- Kolikrát někdo kontroluje stejnou informaci ve dvou systémech?
Právě tam bývá skutečný prostor pro úsporu.
A co Shoptet, Shopify nebo WooCommerce?
coalshop konektor není navržený pouze pro jedinou e-commerce platformu.
Aktuálně jej lze využít například pro Shoptet, Shopify, WooCommerce nebo Upgates a řešení není principem závislé pouze na jednom typu e-shopu.
To je důležité hlavně pro firmy, které nechtějí celé své e-commerce fungování přizpůsobovat integračnímu nástroji.
Integrace by se měla přizpůsobit vašemu procesu. Ne proces integraci.
Jak rychle lze e-shop s Helios propojit?
U standardního napojení uvádíme obvyklou implementaci přibližně 5 dní.
Složitější projekty samozřejmě mohou trvat déle podle počtu systémů, požadovaných datových toků a individuálních úprav.
Proto nezačínáme instalací. Začínáme analýzou.
Potřebujeme například vědět:
- jaký e-shop používáte,
- jakou variantu Heliosu máte,
- která data mají proudit kterým směrem,
- kde dnes vzniká ruční práce,
- jak řešíte sklad a objednávky,
- zda provozujete jeden nebo více e-shopů,
- zda prodáváte také do zahraničí.
Teprve potom dává smysl navrhnout konkrétní propojení.
Pro koho dává propojení e-shopu s ERP největší smysl?
Typicky pro firmu, která už není ve fázi několika objednávek týdně.
Začíná růst počet:
- objednávek,
- produktů,
- skladových pohybů,
- zaměstnanců,
- prodejních kanálů.
A s tím roste i množství ruční práce.
Možná dnes systém ještě zvládáte.
Otázkou je:
„Bude současný způsob práce fungovat i při dvojnásobném počtu objednávek?“
Pokud odpověď zní:
„Museli bychom přijmout dalšího člověka na administrativu,“
pak už stojí za to podívat se na automatizaci.
Automatizace nemá nahrazovat lidi. Má odstraňovat zbytečnou práci.
Tohle považujeme za důležité.
Cílem podobného propojení není dostat člověka z firmy.
Cílem je dostat člověka pryč od úkolů, které nemusí dělat.
Ruční přepisování stejného údaje z jednoho systému do druhého nevytváří zákazníkovi větší hodnotu.
Kontrola, jestli číslo 3 náhodou není ve skutečnosti 5, také ne.
Lidé se mohou věnovat zákazníkům, obchodu, produktům a rozvoji firmy.
Přenášení dat nechme systémům.
Nevíte, jestli má integrace smysl právě u vás?
Nemusíte začínat implementací. Začněme mapou toho, co se ve vaší firmě děje dnes.
Podíváme se na to, kde vzniká ruční práce, kde se data rozcházejí a co má smysl automatizovat.
A pokud zjistíme, že coalshop konektor není řešením vašeho problému?
I to je užitečná odpověď.
Protože technologie má řešit skutečný problém.
Ne vytvářet nový.
Máte e-shop a Helios, které si občas každý žijí vlastním životem? Ozvěte se nám a pojďme zjistit, kde je pravda.
Nejčastější otázky
Jak propojit e-shop s ERP systémem Helios?
Propojení se řeší integrační vrstvou, která automaticky přenáší data mezi e-shopem a ERP. coalshop konektor lze použít například pro propojení e-commerce platformy s Helios Inuvio nebo Helios Easy.
Lze automaticky synchronizovat sklad mezi e-shopem a Heliosem?
Ano. Skladové zásoby patří mezi základní typy dat, která lze prostřednictvím coalshop konektoru mezi systémy synchronizovat.
Lze přenášet také objednávky?
Ano. Kromě skladových zásob lze automatizovat také přenos objednávek a dalších obchodních dat.
Jaké e-shopové platformy coalshop konektor podporuje?
Podle aktuálních informací coalios je řešení kompatibilní například se Shoptetem, Shopify, WooCommerce a Upgates.
Jak dlouho implementace trvá?
Standardní napojení lze obvykle realizovat přibližně během pěti dnů. U individuálních nebo rozsáhlejších projektů může implementace trvat déle.
Je coalshop konektor určený jen pro velké e-shopy?
Ne. Řešení je podle coalios vhodné také pro malé a střední firmy. Klíčové není pouze číslo obratu, ale především množství rutinní práce a složitost procesů mezi e-shopem, skladem a ERP.