Ruční přepis jedné objednávky zabere jen pár minut. Ve větším objemu ale vznikají desítky hodin práce, chyby a další kontroly. Ukážeme vám jednoduchý způsob, jak zjistit, zda už nastal čas propojit e-shop s Heliosem.
Jedna objednávka. Pár minut práce. Co by na tom mohlo být drahého? Člověk otevře e-shop, přečte údaje a přepíše je do podnikového systému Helios. Zkontroluje položky, množství, zákazníka a pokračuje další objednávkou.
Dokud jich přijde několik denně, může to vypadat jako naprosto přijatelný proces. Jenže s růstem e-shopu nezačne růst pouze obrat.
Roste také množství práce, která vzniká jen proto, že spolu dva systémy neumějí komunikovat.
A právě tady se vyplatí přestat řešit, jestli zaměstnanec dokáže objednávku přepsat o minutu rychleji, a položit si jinou otázku:
Musí ji vůbec přepisovat člověk?
Ruční přepisování není větší kontrola
S ručním zpracováním objednávek se často pojí pocit kontroly.
„Když to někdo zkontroluje a zadá sám, máme jistotu, že je všechno správně.“
Ve skutečnosti do procesu přidáváme další místo, kde může vzniknout chyba.
Člověk může zaměnit položku. Přepsat číslo. Udělat překlep v adrese. Přehlédnout změnu objednávky. Nebo jednoduše pracovat s informací, která už není aktuální.
A pak přichází další práce: dohledávání, oprava, telefonát, e-mail zákazníkovi nebo kontrola skladu.
Automatizace proto neznamená „zbavit se kontroly“.
Znamená přesunout opakovaný přenos dat na systém a nechat lidi řešit situace, ve kterých je jejich úsudek skutečně potřeba.
Spočítejte si nejdřív čas. Výsledek může překvapit
Nemusíte začínat složitým business casem.
Vezměte si tři údaje:
- počet objednávek za běžný pracovní den,
- průměrný čas potřebný k jejich ručnímu přenosu,
- počet pracovních dní v měsíci.
Výpočet je jednoduchý:
- objednávky za den × minuty na objednávku × pracovní dny ÷ 60 = hodiny ruční práce za měsíc.
Příklad?
Pokud zpracujete 40 objednávek denně a jedna zabere přibližně 3 minuty, při 22 pracovních dnech jde o 44 hodin práce měsíčně!
A to jsme zatím započítali pouze samotné přepisování. Ne opravy chyb. Ne kontroly. Ne dohledávání rozdílů. Ne komunikaci se zákazníkem, když se něco nepovede.
Právě proto bývá skutečná cena ručního procesu výrazně vyšší, než na první pohled vypadá.
Přidejte k času také cenu chyb
Druhý krok auditu je ještě důležitější.
Zkuste se za poslední měsíc podívat na situace, kdy:
- objednávka obsahovala nesprávně přenesený údaj,
- e-shop a Helios ukazovaly rozdílný stav zásob,
- bylo potřeba objednávku dohledávat nebo opravovat,
- zákazník objednal produkt, který už nebyl dostupný,
- zaměstnanec kontroloval stejnou informaci ve dvou různých systémech.
Nemusíte mít dokonale přesnou statistiku. Už samotné zjištění, že se podobné situace opakují každý týden, je důležitý signál. Protože náklad není jen čas zaměstnance.
Je to také pozornost, přerušování práce, zpoždění objednávky a v některých případech zkušenost zákazníka s vaší firmou.
Největší problém se často objeví až při růstu
Ruční proces může fungovat překvapivě dlouho. To je zároveň důvod, proč se automatizace často začne řešit pozdě.
Firma zvládne deset objednávek. Pak dvacet. Pak padesát. Postupně přibude další člověk, kontrolní Excel nebo interní postup, kdo má co zkontrolovat.
Proces stále „funguje“. Jen je potřeba stále více lidí, aby jej udrželi v chodu. A tady je podle nás důležité rozlišovat dvě věci:
Potřebujeme dalšího člověka kvůli růstu obchodu?
Nebo:
Potřebujeme dalšího člověka, protože systémy spolu nemluví?
To je velmi rozdílná investice. Lidé mají čas věnovat zákazníkům, obchodu, nákupu, marketingu nebo rozvoji produktu.
Přenos stejného údaje z jednoho systému do druhého je práce, kterou dnes ve většině případů může převzít technologie.
Co se změní, když e-shop a Helios propojíte?
Smyslem integrace není přidat firmě další software, který musí někdo obsluhovat.
Smyslem je odstranit kroky mezi systémy.
Coalshop konektor je určen právě k propojení e-shopu s ERP podnikovými informačními systémy, například Helios Inuvio nebo Helios Easy. Podle konkrétního nastavení lze synchronizovat například objednávky, skladové zásoby, ceny, produktové informace, kategorie nebo zákaznická data.
„V praxi to může znamenat, že objednávka vznikne na e-shopu a potřebná data se přenesou do Heliosu automaticky,“ zdůrazňuje vedoucí realizace a produktový manažer naší společnosti coalios s.r.o., Tomáš Nývlt.
Stejnou logiku lze využít opačným směrem například pro informace o skladu, cenách nebo produktech.
Výsledkem není jen úspora několika kliknutí.
Firma začne pracovat s řízeným datovým tokem místo série ručních úkonů.
Co automatizovat jako první?
Není nutné automatizovat všechno najednou.
Začněte tam, kde vzniká nejvíce opakované práce nebo nejvíce chyb.
- U e-shopů to bývají nejčastěji objednávky a sklad.
Teprve potom dává smysl řešit další oblasti, jako jsou ceny, produktová data, zákazníci, fakturace nebo specifické B2B procesy.
Dobrá integrace totiž nezačíná otázkou:
„Co všechno umí konektor?“
Začíná otázkou:
„Kde dnes naši lidé dělají práci, kterou by systém mohl udělat za ně?“
Pět otázek pro rychlý audit vašeho e-shopu
Pokud si nejste jistí, zda už integraci řešit, zkuste si ve firmě odpovědět:
- Přepisujeme objednávky z e-shopu do Heliosu ručně?
- Kontrolujeme sklad nebo ceny na více než jednom místě?
- Musí zaměstnanci pravidelně porovnávat dva systémy?
- Roste množství administrativy podobně rychle jako počet objednávek?
- Závisí celý postup na jednom nebo několika lidech, kteří „vědí, jak se to dělá“?
Jedno „ano“ ještě nemusí znamenat, že musíte okamžitě měnit celý proces.
Pokud jich ale máte několik, stojí za to zjistit, kolik času a peněz současný způsob práce skutečně spotřebuje.
Automatizace není o nahrazování lidí. Je o lepší práci
„Když mluvíme s firmami o automatizaci, nechceme jim vysvětlovat, kolik zaměstnanců díky ní mohou odstranit,“ prozrazuje Tomáš Nývlt.
To podle nás není správná otázka. Mnohem zajímavější je:
Co by stejní lidé mohli dělat, kdyby několik hodin týdně nemuseli přepisovat, kontrolovat a opravovat data?
Mohou rychleji odbavit zákazníky. Věnovat se obchodu. Rozvíjet nabídku. Řešit problémy, ve kterých je potřeba zkušenost člověka.
A právě v tom vidíme skutečnou hodnotu digitalizace. Ne v tom, že přidáme firmě další systém. Ale v tom, že odstraníme práci, která už nemusí vznikat.
Jak by to vypadalo právě u vás?
Každý e-shop má trochu jiný proces.
Někde je hlavním problémem přepisování objednávek. Jinde sklad. Ceny, produkty nebo několik e-shopů zároveň.
Proto nezačínáme nabídkou konektoru. Začínáme vaším procesem.
Nezávazně se s vámi podíváme na to, co dnes mezi e-shopem a Heliosem vzniká ručně, kde se opakují kontroly a co by dávalo smysl automatizovat. Tato úvodní konzultaci je samozřejmě zdarma.
Možná zjistíte, že současný způsob práce ještě nějakou dobu dává smysl.
A možná zjistíte, že každý další měsíc platíte desítky hodin práce za přenos dat, který už dávno může dělat systém.
V obou případech budete mít jasno.
Časté otázky
Lze propojit e-shop s Helios Inuvio nebo Helios Easy?
Ano. Coalshop konektor je určen k integraci e-shopů s podnikovými informačními systémy, mezi které patří Helios Inuvio a Helios Easy.
Jaká data lze mezi e-shopem a Heliosem synchronizovat?
Podle konkrétní konfigurace lze pracovat například s objednávkami, skladovými zásobami, cenami, popisy produktů, kategoriemi nebo zákaznickými údaji.
Má integrace smysl i pro menší e-shop?
Rozhodující není pouze velikost e-shopu. Důležitější je množství ruční práce, četnost chyb a to, jak rychle počet objednávek roste. Proto doporučujeme nejdříve spočítat skutečný čas věnovaný manuálním procesům.
Musíme automatizovat celý proces najednou?
Ne. Často je vhodnější začít procesem s největším objemem opakované práce a integraci následně rozšiřovat podle potřeb firmy.