Kolik stojí jedna hodina, kterou váš tým stráví ručním zadáváním objednávek do informačního podnikového systému? Objednávky z e-shopu, ruční zadávání do systému, kontrola skladů, dohledávání chyb. Na první pohled běžná rutina. Ve skutečnosti ale práce, která firmám bere desítky hodin měsíčně. Podívejte se, proč se vyplatí propojit Shoptet s Heliosem a nechat opakující se kroky na systému.
Na papíře to může vypadat jako drobnost. Jedna objednávka sem, druhá tam. Chvíle na kontrolu skladu. Krátké dohledání, jestli všechno sedí. Jenže právě z těchto „malých“ kroků se velmi rychle skládají desítky hodin měsíčně.
A to už není drobnost. To je provozní náklad. Ztracený čas. A často i zbytečný prostor pro chyby.
U e-shopů, které běží na Shoptetu a Shoptet Premium a zároveň pracují s podnikovým informačním systémem Helios, se tohle děje častěji, než si firmy připouštějí. Objednávky přichází z e-shopu, ale někdo je dál ručně přepisuje. Sklady se kontrolují bokem. Informace se porovnávají mezi dvěma místy. A tým místo důležitější práce řeší rutinu, která už dávno mohla běžet automaticky.
Problém není v lidech. Problém je v tom, že dělají práci navíc
Většina firem si dlouho říká, že je to „prostě součást provozu“.
Jenže není. Když někdo každý den:
- přepisuje objednávky,
- kontroluje, jestli sedí sklad,
- dohledává rozdíly mezi e-shopem a systémem,
- nebo opravuje chybu vzniklou při ručním zadávání,
neřeší obchod, zákazníky ani rozvoj firmy. Řeší jen to, co by už dávno nemusel dělat ručně.
A přesně v tom je největší problém ručního provozu. Nejen že bere čas, ale bere ho lidem, kteří ho mohou využít lépe.
Proč firmy ruční režim dlouho tolerují?!
Protože funguje. Tedy alespoň na první pohled. Objednávka se zpracuje. Zboží odejde. Faktura vznikne. Zákazník nic nepozná.
Jenže uvnitř firmy mezitím roste něco jiného:
- závislost na konkrétních lidech,
- únava z rutiny,
- vyšší chybovost,
- a provoz, který přestává být škálovatelný.
To, co chvíli funguje u menšího objemu objednávek, začne být s růstem firmy drahé. Nejen finančně, ale i lidsky.
Co dává smysl automatizovat jako první?
Ne všechno. A už vůbec ne najednou.
Největší smysl dává začít tam, kde se práce nejvíc opakuje:
- přenos objednávek z e-shopu do systému,
- synchronizace skladových dat,
- přenos důležitých informací bez ručního zásahu,
- a omezení momentů, kdy člověk musí něco jen „opsat“ nebo „zkontrolovat po systému“.
Právě tady firmám nejčastěji vzniká největší rozdíl mezi tím, co by mohly dělat, a tím, co dnes ještě řeší ručně.
Jak to řeší coalshop konektor
Coalshop konektor propojuje e-shop, například na Shoptetu, s Heliosem tak, aby data nemusela putovat přes člověka. To v praxi znamená:
- méně ručního přepisování,
- méně chyb,
- méně dohledávání,
- a více času pro tým.
Nejde přitom jen o technické napojení. Jde o to, aby se ve firmě zjednodušil provoz. Aby lidé nemuseli řešit rutinu, která nepřináší hodnotu. A aby systém dělal to, co systém dělat má.
Co firma získá, když přestane přepisovat objednávky ručně?
- První přínos je jednoduchý: čas.
- Ten druhý bývá ještě důležitější: klid.
„Jakmile objednávky a důležitá data tečou automaticky, firma přestane tolik hasit drobné provozní problémy. Tým se může soustředit na zákazníka, obchod nebo rozvoj. A vedení má lepší přehled o tom, co se skutečně děje,“ zdůrazňuje vedoucí realizace a produkotvý manažer naší společnosti, Tomáš Nývlt.
Zkušenost z praxe je přitom jednoduchá: čím víc se ve firmě opakuje ruční rutina, tím větší smysl má ji odstranit.
Otázka, kterou si má položit každý e-shop
Nezní, jestli propojení systémů „bylo by fajn“.
Zní spíš takto: Kolik hodin měsíčně ještě chcete platit za práci, kterou může udělat systém místo člověka?
Pokud je odpověď „už raději žádné“, je možná správný čas podívat se na to, jak by mohlo fungovat propojení vašeho e-shopu s Heliosem v praxi.
Technologie by neměly přidělávat další práci. Měly by ji ubírat.
Ruční přepis objednávek, skladů a dalších dat je přesně ten typ rutiny, který dnes firmy už nemusí tolerovat. A pokud se chcete posunout od improvizace k jednoduššímu a klidnějšímu provozu, propojení Shoptetu s Heliosem je velmi dobré místo, kde začít.
Chcete zjistit, jestli by coalshop konektor dával smysl i u vás ve firmě? Domluvte si nezávaznou konzultaci s Tomášem Nývltem.
