Objednávky v e-shopu, sklad v Heliosu a mezi nimi ruční přepisování? Propojení e-shopu s Helios Inuvio může automatizovat přenos objednávek, cen, zásob i zákaznických údajů a dát firmě jeden spolehlivý zdroj dat.
Objednávka dorazí do e-shopu.
Někdo ji zkontroluje, přepíše nebo naimportuje do Heliosu. Další člověk ověřuje sklad. Jiný řeší fakturu. A pokud se během toho změní cena, dostupnost nebo stav objednávky, musí se informace aktualizovat na několika místech.
Dokud má e-shop několik objednávek denně, nemusí to působit jako zásadní problém.
S rostoucím počtem objednávek se ale z drobných ručních úkonů stává každodenní provozní zátěž.
A firma začne platit za to, že její e-shop a podnikový systém spolu nemluví.
Ne vždy přímo penězi na faktuře. Často časem zaměstnanců, vyšší chybovostí, stornovanými objednávkami, nepřesnými skladovými informacemi a pomalejším odbavením zákazníků.
Máte Helios. Proč do něj ale stále přepisujete data z e-shopu?
Helios Inuvio může ve firmě řídit obchod, sklady, fakturaci, účetnictví, nákup, výrobu, CRM, personalistiku i reporting.
Pokud však e-shop funguje vedle něj jako samostatný ostrov, část přínosu podnikového systému zůstává nevyužitá.
- Firma má sice ERP systém, ale objednávky stále přenáší ručně.
- Má skladovou evidenci, ale e-shop nemusí zobrazovat aktuální dostupnost.
- Má jednotné ceny a produktová data v Heliosu, ale někdo je znovu aktualizuje v administraci e-shopu.
Technologie jsou ve firmě přítomné. Proces ale stále stojí na lidech, tabulkách, exportech a kontrolních e-mailech.
Právě propojení e-shopu s ERP systémem umožňuje, aby data mezi oběma prostředími proudila automatizovaně a Helios se stal skutečným řídicím systémem online prodeje.
Ruční přepisování není jen zdlouhavé
Při ručním provozu obvykle nevzniká pouze jeden problém.
Vzniká celý řetězec drobných rizik:
- objednávka se do Heliosu dostane pozdě,
- sklad v e-shopu neodpovídá skutečnosti,
- zákazník objedná zboží, které už není dostupné,
- změna ceny se nepropíše na všechna prodejní místa,
- zaměstnanec přepíše špatné množství nebo zákaznický údaj,
- někdo neví, zda už byla objednávka zpracována,
- vedení pracuje s několika rozdílnými verzemi dat.
Samotný překlep většinou firmu neohrozí.
Problém vzniká tehdy, když se podobné situace opakují každý den a jejich řešení se stane běžnou součástí práce.
Místo aby lidé rozvíjeli e-shop, řešili zákazníky nebo zlepšovali nabídku, kontrolují data mezi systémy.
Největší riziko? Dvě různé pravdy o jednom skladu
E-shop zákazníkovi ukazuje, že je produkt skladem.
Helios říká, že poslední kus byl právě prodán velkoobchodnímu odběrateli.
Nebo opačně: zboží ve skladu fyzicky je, ale e-shop ho stále označuje jako vyprodané.
V prvním případě vzniká riziko stornované objednávky a zklamaného zákazníka.
Ve druhém případě firma přichází o prodej, který mohla uskutečnit.
Shoptet pracuje se skladovými zásobami, dostupností produktů a objednávkami přímo ve svém prostředí a jeho API zpřístupňuje data potřebná pro jejich další automatizované zpracování. Aby však stav e-shopu odpovídal firemní evidenci v ERP, musí mezi systémy existovat správně nastavená integrace.
Řešení? Propojit e-shop s Helios Inuvio
Coalshop konektor funguje jako integrační vrstva mezi e-shopem a podnikovým systémem.
Jeho úkolem není pouze jednou denně exportovat tabulku. Řeší pravidelnou, řízenou a dohledatelnou výměnu dat mezi systémy.
Podle konkrétního nastavení může synchronizovat například:
- objednávky,
- skladové zásoby,
- dostupnost produktů,
- ceny a ceníky,
- produktové informace,
- kategorie,
- zákaznická data,
- faktury a další doklady,
- stavy objednávek,
- dopravy, platby a související číselníky.
Coalshop konektor podporuje oboustrannou komunikaci, validaci dat, logování přenosů, notifikace a zákaznické úpravy podle konkrétních firemních procesů.
Jak může propojení fungovat v praxi?
- Zákazník vytvoří objednávku v e-shopu.
- Objednávka se automaticky přenese do Heliosu včetně relevantních údajů o zákazníkovi, produktech, dopravě a platbě.
- V Heliosu proběhne další zpracování podle nastavených procesů firmy.
- Změna stavu objednávky se může vrátit zpět do e-shopu.
Aktuální skladové množství, ceny nebo produktové informace se naopak přenášejí z Heliosu do online obchodu.
„Lidé už nemusí stejné informace zadávat několikrát. Výsledkem není pouze rychlejší práce. Firma získá především jeden řízený proces a jasně určený zdroj dat,“ zdůrazňuje Tomáš Nývlt – vedoucí realizace naší společnosti a produktový manažer.
Není to řešení pouze pro Shoptet
Uživatelé se s coalshop konektorem často setkávají v souvislosti s propojením Shoptetu a Helios Inuvio.
Shoptet je však pouze jedna z podporovaných možností.
Řešení není pevně závislé na jedné e-shopové platformě ani na jediném informačním systému. Disponujeme kompatibilitou s různými e-commerce platformami, například se Shoptetem nebo Shopify.
Co propojení přinese majiteli e-shopu?
Méně manuální práce
Objednávky, skladová data nebo ceny není nutné stále přenášet mezi systémy ručně.
Nižší chybovost
Každé ruční přepsání údaje vytváří prostor pro chybu. Automatizovaný přenos toto riziko omezuje.
Aktuálnější informace pro zákazníky
Dostupnost, ceny a stavy objednávek mohou lépe odpovídat informacím evidovaným ve firemním systému.
Rychlejší odbavení objednávek
Objednávka nemusí čekat, až ji někdo převede z e-shopu do Heliosu.
Lepší přehled o provozu
Vedení nemusí skládat výsledný obraz firmy z e-shopu, ERP systému a několika tabulek.
Snazší růst
Přidání většího počtu objednávek, dalšího e-shopu, jazyka nebo měny nemusí automaticky znamenat stejný nárůst ruční práce. Coalshop podporuje více e-shopů, jazyků a měn a umožňuje řešení postupně rozvíjet.
Znamená integrace měsíce práce a odstávku e-shopu?
Nemusí.
U připravených scénářů, například při propojení Shoptetu s Helios Inuvio, může být technické nasazení provedeno během několika pracovních dní. Na našem webu uvádíme, že standardní rychlé nasazení trvá nejčastěji do pěti dnů. Přesný termín však vždy závisí na rozsahu přenášených dat, firemních procesech, kvalitě číselníků, počtu e-shopů a případných individuálních požadavcích.
Největší chybou proto není integraci odmítnout.
Největší chybou je několik let ji odkládat jen kvůli představě, že musí jít o dlouhý a bolestivý projekt.
Jak probíhá spolupráce s naší společností coalios?
1. Nezávazná konzultace
Nejdříve potřebujeme pochopit, jak váš e-shop a Helios fungují dnes. Kde vznikají ruční kroky? Co se přepisuje? Který systém řídí sklad? Odkud se berou ceny? Jaké doklady mají vznikat v Heliosu?
2. Analýza procesů a dat
Určíme, jaká data se mají přenášet, kterým směrem a který systém bude jejich hlavním zdrojem.
3. Konfigurace a implementace
Připravíme propojení, mapování dat, potřebné validace, logování a zpracování chyb.
4. Testování
Ověříme reálné scénáře: objednávky, změny stavu, ceny, sklad, produkty a nestandardní situace.
5. Zaškolení a spuštění
Uživatelé vědí, co se přenáší, kde mohou stav přenosu zkontrolovat a jak řešit případné výjimky.
6. Následná podpora a rozvoj
Po spuštění lze řešení rozšiřovat o další datové toky, e-shopy, měny, země nebo individuální obchodní logiku.
Jak poznáte, že je čas propojení začít řešit?
Zpozorněte, pokud ve firmě často zaznívá:
„Objednávku musíme přepsat do Heliosu.“
„Sklad na webu zase nesedí.“
„Ceny jsme upravili v Heliosu, ale ne v e-shopu.“
„Musíme počkat, až kolega udělá export.“
„Nevíme, jestli už se objednávka zpracovala.“
„Při větším počtu objednávek to nestíháme.“
„Teď to nějak funguje, tak do toho raději nebudeme sahat.“
Poslední věta bývá nejdražší.
Protože „nějak funguje“ většinou znamená, že nefunkční proces drží pohromadě konkrétní lidé.
A jakmile objednávek přibude, někdo onemocní nebo firma otevře další prodejní kanál, začnou se slabá místa rychle násobit.
Nejdřív konzultace. Potom rozhodnutí
Nemusíte hned měnit e-shop ani celý informační systém.
Prvním krokem může být krátká konzultace, během které společně pojmenujeme:
- kde dnes ztrácíte nejvíce času,
- která data se přenášejí ručně,
- co by se mělo automatizovat,
- zda je současná platforma připravená na propojení,
- jaký by byl rozsah a přibližný postup implementace.
Domluvte si nezávaznou konzultaci zdarma s Tomášem Nývltem.
Zjistíte, zda vám propojení e-shopu s Helios Inuvio může ušetřit práci, snížit chybovost a připravit vaše online podnikání na další růst.
