Účetnictví v jednom systému, sklad v druhém, e-shop zvlášť a HR úplně jinde. Pokud firemní systémy spolu nemluví, firma ztrácí čas, přehled i energii týmu. Podívejte se, jak může Helios Inuvio a coalshop konektor pomoci dostat klíčové procesy pod jednu střechu.
Když účetnictví, sklad, e-shop a HR fungují každý zvlášť
Na začátku to často nevypadá jako problém. Účetnictví běží v jednom programu. Sklad má vlastní evidenci. E-shop funguje odděleně. HR se řeší v dalším systému. A důležité informace se dohledávají v tabulkách, e-mailech nebo u konkrétních lidí.
Dokud je firma malá, dá se to nějak zvládnout. Jenže s růstem přibývá objednávek, dokladů, skladových pohybů, zaměstnanců, požadavků i rozhodnutí, která musí vedení dělat rychle a na základě správných dat.
A právě tehdy se ukáže, že problém není v lidech. Problém je často v tom, že firemní systémy spolu nemluví.
Nepropojené systémy nejsou jen nepohodlí. Jsou brzda růstu
Když má každé oddělení vlastní nástroj a data mezi nimi neprocházejí automaticky, vzniká ve firmě zbytečná operativa.
Lidé musí ručně přepisovat údaje z jednoho systému do druhého. Kontrolovat, jestli se čísla shodují. Dohledávat aktuální stav objednávek, skladu nebo faktur. Řešit chyby, které vznikly jen kvůli ručnímu přenosu dat. A často čekat na někoho jiného, kdo má přístup k potřebným informacím.
Výsledek? „Firma ztrácí čas. Roste chybovost. Zpomaluje se rozhodování. A manažeři nemají spolehlivý přehled o tom, co se ve firmě opravdu děje,“ upozorňuje vedoucí realizace a produktový manažer naší společnosti coalios s.r.o., Tomáš Nývlt.
Tohle není jen technický problém. Je to problém řízení firmy.
Typický příklad: e-shop, sklad a účetnictví
Velmi často se s tím setkáváme u firem, které provozují e-shop.
Objednávky přicházejí přes e-shopové řešení. Sklad se řeší jinde. Fakturace nebo účetnictví běží v dalším systému. A někde mezi tím vznikají ruční exporty, importy, tabulky nebo kontrolní e-maily.
Na první pohled to může působit jako běžný provoz. Ve skutečnosti ale firma každý den platí za neefektivitu.
Ne nutně penězi na faktuře, ale časem lidí, energií týmu a rizikem chyb, které mohou ovlivnit zákaznickou zkušenost, skladovou dostupnost i finanční přehled.
Řešení: dostat klíčové procesy pod jednu střechu
V coaliosu pomáháme firmám dostat firemní procesy do systému, který dává smysl jejich každodennímu provozu.
Jedním z hlavních řešení je Helios Inuvio.
Helios Inuvio umožňuje firmám lépe řídit oblasti, jako jsou:
- obchod,
- sklad,
- fakturace,
- účetnictví,
- výroba,
- nákup,
- CRM,
- personalistika,
- reporting,
- a další klíčové firemní procesy.
Cílem není zavést systém jen proto, aby firma měla „nový software“.
Cílem je, aby lidé nemuseli zbytečně přepisovat data, hledat informace na více místech a řešit chyby, které mohou vznikat jen kvůli nepropojenému provozu.
Správně nastavený podnikový systém má firmě práci zjednodušit. Ne přidat další složitost.
Coalshop konektor: přímé propojení Shoptetu s Heliosem
Pokud firma provozuje e-shop na platformě Shoptet, dokážeme ho pomocí našeho coalshop konektoru propojit přímo s Heliosem.
To znamená, že důležitá data mohou mezi e-shopem a podnikovým systémem proudit automatizovaně.
Typicky jde například o:
- objednávky,
- zákaznická data,
- skladové položky,
- dostupnost zboží,
- fakturační údaje,
- stav objednávek,
- a další informace podle konkrétního nastavení.
Díky tomu se omezuje ruční práce, snižuje riziko chyb a firma získává lepší přehled o tom, co se děje v obchodě, skladu i účetnictví.
Pro majitele a manažery to znamená hlavně jednu věc: méně operativního chaosu a více prostoru pro řízení firmy.
Co se změní, když spolu systémy začnou komunikovat?
Dobře propojené firemní systémy pomáhají firmě získat přehled a stabilitu.
V praxi to může znamenat:
Méně ručního přepisování
Data se nemusí zbytečně přenášet ručně mezi e-shopem, skladem, účetnictvím nebo dalšími nástroji.
Méně chyb
Každý ruční zásah je potenciální riziko. Automatizované propojení pomáhá chybovost snížit.
Rychlejší práce týmu
Lidé nemusí trávit tolik času hledáním informací a mohou se věnovat práci, která má větší hodnotu.
Lepší přehled pro vedení
Manažeři a majitelé firmy mohou lépe sledovat výkon firmy, stav objednávek, sklad, finance nebo obchodní procesy.
Lepší zákaznická zkušenost
Pokud firma ví, co má skladem, v jakém stavu je objednávka a jak navazují interní procesy, dokáže lépe obsloužit zákazníka.
Kdy je čas začít propojení systémů řešit?
Zpozornět byste měli ve chvíli, kdy ve firmě často slýcháte věty jako:
„Tohle musíme přepsat ručně.“ „Nevím, kde je aktuální verze.“ „Sklad má jiné číslo než účetnictví.“ „Objednávku vidíme v e-shopu, ale ještě není v systému.“ „Na tohle máme tabulku.“ „To ví jen kolega, který to řeší.“ „Musíme počkat, až nám někdo pošle export.“
Jedna taková situace nemusí znamenat problém.
Pokud se ale podobné věci opakují každý den, firma pravděpodobně ztrácí čas na procesech, které by šly řešit lépe.
Pokud máte pocit, že vaše firma roste rychleji než vaše systémy, může být správný čas podívat se na provoz jinak. Neznamená to hned měnit všechno.
Často stačí nejdřív pojmenovat, kde vzniká největší ztráta času, kde se opakují chyby a které procesy by šlo propojit nebo zjednodušit.
Domluvte si nezávaznou konzultaci s Tomášem Nývltem.
Společně se podíváme na to, jak dnes fungují vaše firemní systémy, kde vás brzdí a jaké možnosti propojení nebo digitalizace dávají smysl právě pro vaši firmu.
